CRKBO-audit checklist: alle zeven blokken

Zo werkt de beoordeling

Na je aanmelding beoordeelt een auditor je instelling aan de hand van het auditformulier van CRKBO. Alle auditbare onderdelen moeten positief beoordeeld worden. Er valt dus niets te compenseren: één onvoldoende blok is genoeg om de registratie op te houden. Onderdelen die niet van toepassing zijn op jouw instelling tellen als voldoende.

Hieronder staan de zeven blokken met per blok de belangrijkste controlepunten, in gewone taal. De nummering volgt het formulier, zodat je de checklist ernaast kunt leggen.

Blok 1: organisatie

• Je website en studiegids zijn waarheidsgetrouw en accuraat (1a) en je werving belooft geen onrealistische resultaten (1b).
• Minstens één persoon kent elke cursus volledig (1c) en je administratie registreert deelnemers, cursussen en perioden (1d).
• Vragen worden binnen vastgestelde termijnen beantwoord (1e) en je bent bereikbaar per telefoon en e-mail (1f).
• Je evalueert cursussen en docenten, en doet iets met de uitkomsten (1g). Dit punt vergeten veel opleiders: je hebt een evaluatieformulier nodig én een plek waar je de uitkomsten bewaart.
• Bedrijfsgevoelige informatie van deelnemers behandel je vertrouwelijk (1h).

Blok 2: docenten

• Docenten hebben instructiedocumenten en materiaal om mee te werken (2a).
• Vakdeskundigheid is aantoonbaar per docent (2b), bijvoorbeeld met diploma's en werkervaring.
• Onderwijsdeskundigheid is aantoonbaar (2c).

Blok 3: voorlichting

Het langste blok, met de punten 3a tot en met 3p, en in de praktijk het blok waar de meeste opleiders op vastlopen. Deze informatie moet in je studiegids of op je website staan, per opleiding:

• Titel, inhoud, niveau, duur en doelstellingen.
• Doelgroep, aanvangsniveau en je vrijstellingenbeleid.
• Studiebelasting in uren per week.
• Speciale voorwaarden en informatie over het studiemateriaal.
• Welke kwalificaties je studenten behalen, en of er interne of externe examens zijn.
• Of het certificaat tot een kwalificatie leidt en of er civiel effect is, wettelijk of branche-erkend (3p).

Waarom dit blok zo vaak misgaat: deze velden staan zelden op een bestaande website, omdat ze bij een school horen en niet bij een bedrijf dat diensten levert. Wie zijn site bouwde om klanten te trekken, heeft over studiebelasting en vrijstellingenbeleid meestal nooit hoeven nadenken. Hoe je dat eerste veld invult, lees je in ons artikel over studiebelasting berekenen.

Blok 4: contract en voorwaarden

• Je contract is opgesteld in het Nederlands, Engels, Frans of Duits, en de klant krijgt een afschrift.
• Je voorwaarden bevatten de instituuts- en cursustitel, een kostenspecificatie en de geboden begeleiding en diensten.
• Betalingsvoorwaarden, termijnen en wijze van betaling staan erin, net als de duur, annuleringsvoorwaarden en restitutieregels.
• Consumenten krijgen 14 dagen bedenktijd, en terugbetalingen gebeuren binnen de gestelde termijn.
• Copyright en eigendomsrechten van lesmateriaal zijn geregeld.

Blok 5: uitvoering

• Lesmateriaal met duidelijke instructies, en waar van toepassing toegang tot e-learning met gebruikersregistratie.
• Voortgang van studenten wordt gevolgd, bijvoorbeeld via een leeromgeving, en er is studiebegeleiding.
• Het materiaal wordt periodiek bijgewerkt op basis van evaluaties.

Werk je met een bestaand lessysteem of een uitgeverij, dan dekt die samenwerking dit blok meestal grotendeels.

Blok 6: examinering

• Er zijn toetsingskaders en een heldere examenvoorbereiding.
• Kwalificerende toetsen worden onafhankelijk beoordeeld.
• Informatie over herkansing en vervolgstudies is beschikbaar.

Werk je met een externe exameninstantie, dan ligt dit blok grotendeels bij hen.

Blok 7: klachtenregeling

• Je procedure biedt beroep bij een onafhankelijke beroepsinstantie (7a), en een lidmaatschap van een geschillencommissie of belangenvereniging wordt door de auditor geverifieerd (7b).
• Klachten worden binnen vastgestelde termijnen afgehandeld, met een tussenbericht bij langer onderzoek (7c), en het oordeel van de beroepsinstantie is bindend (7d).
• De procedure staat openbaar op je website en in je studiegids, met echte personen als contact (7e).
• Klachten worden vertrouwelijk behandeld (7f), binnen 4 weken beantwoord (7g) en geregistreerd met een bewaartermijn (7h).

Let vooral op 7b: de beroepsinstantie moet echt bestaan en de auditor controleert dat. Een sjabloontekst met een lege naam op de plek van de instantie komt niet door de beoordeling. Alles over dit blok lees je in ons artikel over de klachtenregeling voor je opleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe streng is de audit?

Alle auditbare onderdelen moeten positief beoordeeld worden, er valt niets te compenseren. Onderdelen die niet van toepassing zijn tellen als voldoende.

Waar lopen opleiders het vaakst op vast?

Op blok 3, omdat de verplichte voorlichtingsvelden zelden op een bestaande website staan, en op punt 7b, omdat de onafhankelijke beroepsinstantie echt moet bestaan.

Moet alles op mijn website staan?

De voorlichting moet vindbaar zijn in je studiegids of op je website, en de klachtenprocedure moet op allebei openbaar zijn. In de praktijk is je website de plek waar de auditor het meeste controleert.

Wat kost de audit?

De eerste audit kost 865 euro exclusief btw. Alle bedragen staan in ons artikel over de kosten van een CRKBO-registratie.

Verder lezen

De checklist afvinken is het echte werk

De lijst hierboven vertelt je wat er moet staan. Het schrijven, ordenen en op de juiste plek zetten is het werk van een paar weken, zeker als woorden als studiebelasting en civiel effect nieuw voor je zijn. Ustaza bouwt schoolwebsites waarin blok 1, 3, 4 en 7 al zijn ingevuld, en levert er een audit-dossier bij dat per nummer verwijst naar waar het bewijs staat. Lees hoe dat werkt op de auditpagina of bekijk wat je krijgt.